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Rédaction & présentation d'une lettre |
Les principes à suivre
Le papier
Les lettres s'écrivent généralement sur du papier blanc non aligné (format 8 ½ x 11 pouces) sans en-tête à moins d'être une entreprise.
Ce format permet de plier une lettre parfaitement en trois et de la glisser dans une enveloppe standard.
La date
Elle s'inscrit en haut à gauche. L'article défini " Le " se place avant le jour dans le cas où vous indiquer le jour et la date (Le jeudi 4 octobre 2004) et non devant la date.
Dans le cas où vous indiquez uniquement la date, l'article défini " Le " se place devant la date " Le 4 octobre 2004 ".
Le destinataire
Les coordonnées du destinataire (nom, titre, adresse) se placent sous la date à gauche.
Exemple :
Guillaume Tremblay
Directeur de la production
Compagnie de chauffage
237, rue Saint-Denis
Montréal, Québec,
H2T 2L1
Si vous n'êtes pas sur du titre du destinataire, mieux vaut ne pas l'écrire pour éviter de froisser votre destinataire.
Le texte
La formule d'appel "Monsieur, Madame" est appropriée si le destinataire est indéterminé sinon utilisez "Madame" ou "Monsieur" selon le cas.
Les expressions "Ma chère…." ou "Chère…." sont familières et sont à utiliser uniquement dans une correspondance personnelle et si vous connaissez personnellement le destinataire.
Pour plus de clarté, il est recommandé de :
- laisser des marges importantes en haut, en bas, à gauche et à droite.
- débuter chaque paragraphes par un espace par rapport à la marge de gauche. Cette pratique a cependant tendance à disparaître.
- respecter la règle : une idée, un paragraphe. Votre message sera alors plus lisible.
- séparer les différents paragraphes par une ligne.
La formule de politesse
En fin de lettre, utilisez une formule de politesse. Veillez à utiliser soit
"Madame, Monsieur" ou "Monsieur" ou "Madame" en fonction de la formule d'appel
initialement utilisée dans le haut de la lettre.
Signature et coordonnées personnelles
Signez la lettre sous la formule de politesse à gauche. Il est conseillé d'écrire
vos coordonnées (prénom et nom, adresse, téléphone) à gauche sous la signature pour
être correctement identifié par le destinataire de la lettre.
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